Verslag 20 maart 2025

Vergadering 5 Made in Hoogstraten

1. Aanwezigheden

Aanwezig:Guus, Nathalie, Gerard, An, Els, Staf, Tine, Tana

Voorzitter: Guus Michielsen

Notulist: Nathalie Aerts

Locatie: STUDIO de/RUIMTE – Moerstraat 6C

2. Stavaza

2.1 Lopende zaken

2.1.1 Werking vergaderingen MiH

Na een aantal verkennende vergaderingen, is het tijd om onze werking te gaan optimaliseren. We zijn hier om zo efficiënt mogelijk te vergaderen over hoe we ons doel gaan verwezenlijken. Daar zijn een aantal zaken voor nodig; met bovenaan op die lijst: structuur en engagement.

Daarom werd het volgende voorgesteld (door Guus):

• Deze vergadering ‘MiH bestuursvergadering’ dient wel om de lijnen uit te zetten, de werking te sturen en managen, beslissingen te nemen, etc.
• Deze vergadering dient niet om gebruiker te zijn van MiH. We zijn hier niet om connecties te maken met elkaar, ervaringen uit te wisselen, elkaar vanalles te leren; we zijn hier om een platform te maken waarbinnen die zaken kunnen gebeuren. We zijn het café, niet de cafégangers.
• Elke vergadering wordt voorgezeten door een andere voorzitter. Deze voorzitter bereidt de vergadering voor (met een kernteam indien gewenst) en leidt de vergadering.
• Elke vergadering volgt hetzelfde stramien
• • Introductie
  • Stavaza (lopend & nieuw)
  • Main Topic
  • Varia
  • Afsluiter
• De voorzitter + kernteam stellen de agendapunten op, en leiden de vergadering.
• Het hoofdonderwerp wordt volledig uitgediept door het kernteam voor de vergadering en wordt uitvoerig uiteengezet en uitgewerkt tijdens de vergadering. Dit hoofdonderwerp is niet één item; één TODO, maar een groot centraal gespreksonderwerp, dat vermoedelijk heel wat eigen TODO’s zal genereren.
• Hoofdonderwerp wordt oftewel op voorgaande vergadering gekozen, als uit die vergadering al een noodzaak voor een onderwerp blijkt (of iemand heeft een specifiek onderwerp dat hen op tafel wilt brengen); of wordt gekozen door de voorzitter+team tijdens de voorbereiding van de vergadering.
• Om dit punt af te sluiten: we moeten onszelf serieus nemen. D.w.z. dat er werk verzet moet worden, dat we geen schrik mogen hebben van geld en de nood daaraan, dat we onszelf en elkaar aan een bepaalde standaard moeten kunnen houden. Kritiek geven, bijsturen, complementeren, … Je maakt niets door op je tippen te lopen en rond opmerkingen heen te dansen.

Opmerkingen en toevoegingen aan bovenstaande werden gegeven:

• Tana: werk eerlijk verdelen of mensen die meer werk doen hiervoor vergoeden
• voorstel om main topic ook al tijdig kenbaar te maken zodat mensen zich goed kunnen voorbereiden op de volgende vergadering

2.1.2 Subgroep: digiluik (LOPENDE)

Context: Er werd enkele vergaderingen geleden een groepje opgestart om het digitale luik van Made In Hoogstraten uit te werken.

Ligt stil, meer daarover in main topic.

2.1.2 Tine informeert i.v.m. subsidie (AFGEWERKT)

Context: Tine heeft in de vorige vergaderingen het engagement opgenomen om zich te verdiepen in het subsidiereglement van Stad Hoogstraten (e.a. instanties)

Ligt stil, meer daarover in main topic.

• Als organisatie kan je 1x per jaar een projectsubsidie aanvragen
• Ter info: je kan als individu best gemakkelijk subsidies aanvragen voor bv een tentoonstelling
• Ze heeft nog geen info over werksubsidie (nog niet duidelijk of je organisatie moet zijn)

2.1.3 Ann meldt dat Arnold (Schepen Cultuur) graag wat vragen komt beantwoorden i.v.m. cultuurwerking binnen de stad (LOPENDE)

Arnold Wittenberg komt graag een vergadering bijwonen om vragen te beantwoorden en te bekijken hoe de stad Made In Hoogstraten kan ondersteunen. Om dat te doen zou hij wel graag hebben dat we alle vragen bundelen, en minimum een 5tal vragen kunnen voorleggen. Kwestie van de tijd efficiënt te kunnen gebruiken en geen 10 keer terug te moeten komen.

Welke vragen hebben we nu al voor de stad?

• Is het nodig om een soort officiële vereniging moet zijn voor werksubsidie
• 1x per jaar werksubsidie + extra projectsubsidie – wat kan er?
• Moeten die subsidies voor een bepaalde datum (in het jaar) aangevraagd worden, of kan dat op eender welk moment?
• Wat doet cultuurraad en waarom bestaan wij naast elkaar?
• Wij hebben zelf onze eigen antwoorden op deze vraag (d.i. het feit dat de cultuurraad zelf maar moeilijk tot grote projecten/initiatieven lijkt te komen. Maar, misschien zien wij dat verkeerd. Vandaar de vraag.)
• Kan de stad een fysieke plaats vrijmaken om kunst- en cultuurcommunicatie in Hoogstraten te doen?
• Er is heel wat gaande qua cultuurevenementjes in groot Hoogstraten, maar we ontdekken tijdens onze vergaderingen steeds dat we eigenlijk heel weinig op de hoogte zijn van wat er gebeurt.
• Cultuurcafé: hiervan was niemand op de hoogte, dat is spijtig
• Kunst-gegeven dat Jos Vinckx organiseert, die communicatie is tot niemand van ons gekomen. Gemiste kans
• Etc.
• Dit is geen verwijt naar de organisatie van bovenstaande, dit is nog maar eens de constatatie dat de communicatie zeer stroef loopt; en daar is niemand bij gebaat.
• Een eenvoudig prikbord in alle bibliotheken van Hoogstraten + stadhuis bijvoorbeeld, met daarop specifiek kunst en cultuur-affiches / oproepen / zoekertjes zou al heel wat kunnen doen.

Voorlopige conclusie: alvorens de stad mee aan tafel te vragen, is een prototype van het online platform noodzakelijk (zie Main Topic). Eens dat draait, kunnen we samen naar de toekomst kijken. Zijn er subsidies mogelijk voor het opbouwen van de website? Andere ondersteuning vanuit de Stad? Etc.

2.1.4 Subgroep: PR: Gerard en Tine buigen zich over het maken van logo + flyer voor open atelier dagen (GEPAUZEERD)

Context: Gerard en Tine hadden aangegeven in vorige vergadering zich te gaan ontfermen over een flyer + logo.

• Gerard heeft enkele voorbeelden bij.
• Hangt samen met naamsverandering

Voorlopige conclusie: laat ons het PR-gegeven en zelfs het naam-gegeven naar de toekomst schuiven. We struikelen als organisatie steeds over deze kleine details, maar deze details zijn irrelevant, zo lang het grote pakket geen vorm krijgt. Eerst het platform bouwen, dan PR en ons zorgen maken over de kleine dingen.

2.1.5 Website: Guus maakt verslagen beschikbaar, vragenlijst en ideeënbus (AFGEWERKT)

Context: Guus werd in vorige vergaderingen gevraagd alle verslagen beschikbaar te maken en o.a. een ideeënbus online te zetten.

Verslagen zijn beschikbaar, vragenlijst en ideeënbus nog niet. Guus wil dat maken, maar is een beetje verloren tijd zo lang we niemand naar onze website sturen.

2.1.6 Naamsverandering … (GEPAUZEERD)

Laat ons dat even vergeten en werken aan wat belangrijk is, i.p.v. rond de pot te draaien. Voorlopig heten we Made In Hoogstraten, de variaties op deze naam worden in het achterhoofd gehouden; maar zijn onbelangrijk op dit moment.

2.1.7 Peter ging een planning opstellen voor atelierbezoeken e.d. (GEPAUZEERD)

Peter niet aanwezig, dus voor volgende vergadering

2.2 Nieuwe zaken

2.2.1 Vertrek Ludo

Zijn volste recht om te vertrekken, spijtig dat dat gelopen is zoals het gelopen is.

2.2.2 Peter stelt voor om contact met Florian van cultuurdienst op zich te nemen

Kan betrokken worden wanneer duidelijk is wat we willen doen

3. Main Topic

Main Topic werd voor deze vergadering voorbereid door Guus Michielsen (gelegendheidsvoorzitter van vergadering 5).

3.1 Pitch

Binnen het kunst- en makerslandschap in Hoogstraten ontbreekt het aan cohesie. We vinden elkaar niet voldoende, en op die manier gaan er heel wat kansen verloren.

Made in Hoogstraten is een organisatie met als hoofddoel:

• De creatie van een soort centrale hub waar kunstenaars, makers, workshoppers (?), leerkrachten, het brede publiek, … m.a.w. al wie geïnteresseerd is in culturele activiteiten, elkaar kan vinden. Via MiH zou een Hoogstraatse creatieveling bijvoorbeeld moeten kunnen achterhalen waar er plaats en materiaal te delen staat, waar tentoonstellingsruimte dat beschikbaar staat, wie kan helpen met tips & tricks bij een specifieke creatieve uitdaging, etc. Een plaats waar creatievelingen creatievelingen kunnen vinden.
  Dit is het eerste-fase doel.

Als zijdoel worden extra culturele zaken opgenomen worden binnen MiH:

• Zo kan MiH een organisatie worden die op regelmatige basis met een groep geïnteresseerden samen komt om (korte-, middellange- en lange termijns) projecten te organiseren. Daarbij wordt dan oa. gedacht aan heel specifieke evenementen om de kunst en andere ambachtelijke zaken die in Hoogstraten gemaakt worden in the picture te zetten.
  Dit is het eerste-fase doel. Eerst leren wandelen, dan pas gaan lopen.

3.2 Wat wel wat niet?

In de eerste fase is MiH een communicatieweg, geen communicator. MiH faciliteert een manier om twee partijen die elkaar nodig hebben, maar elkaar mislopen in Hoogstraten; met elkaar te verbinden. MiH is geen partij die zelf zaken communiceert naar de wereld, of waarmee de wereld kan communiceren. MiH is een plaats waar mensen met elkaar communiceren.

• Wat betekent dat verschil tussen: wij communiceren niet zelf, maar voorzien een plaats waar mensen kunnen communiceren?
• Voorbeeld aangehaald door Tana: kunstenaars van buitenland nemen contact met ons op – vraag naar hotels.
• Wij kunnen vraag op ons platform zetten, maar gaan als organisatie niet zelf hotel zoeken. Andere mensen die het platform frequenteren, kunnen ingaan op de vraag en een slaapplaats/airbnb/… aanbieden.
• Er wordt daarbij de vraag in de groep gegooid:
• Zijn we platform of willen we ook cultuurdienst zijn?
• Conclusie: Uitbreiden van platform naar dienst is gemakkelijker dan andersom – beginnen met fase 1 en dan zien we nog voor fase 2

3.3 Vorm

We zijn al 4 vergaderingen op zoek naar de vorm waarbinnen we dat willen doen, die vorm kloppen we vandaag af zodat we er aan kunnen beginnen werken.

Het beeld dat ik (Guus) heb is als volgt:

MiH heeft 2 storefronts; 1 online en 1 offline.

Online storefront:

Gebruiker komt op madeinhoogstraten.be en kan daar zoeken naar een specifieke noodzaak. ‘Waar vind ik in de buurt een drukpers die ik kan gebruiken?’. Heeft iemand reeds gedeeld dat hen een drukpers beschikbaar heeft, komt dat zoekresultaat naar boven. Als niet, dan wordt de vraag als open vraag op de website getoond.

Een andere gebruiker kan hun aanbod delen op de website. ‘Ik heb een drukpers die hier stof staat te vergaren, als iemand die wenst te gebruiken, be my guest.’.

Of het nu over een drukpers gaat, of over een te delen atelier, of over een workshop kleuren mengen, of iemand organiseert een tentoonstelling en zoekt kunstenaars die willen tentoonstellen, of … het wat is aan de gebruiker, het hoe is aan MiH.

Dit moet ontworpen worden, gefinancierd worden en gebouwd worden. Dat is de realiteit van de zaak, en als dat niet kan kunnen, dan zijn we hier aan iets begonnen dat we niet tot een bevredigend eindresultaat kunnen brengen.

Dat betekent dus dat het iemands taak moet zijn om:

Geld te genereren

Website te ontwerpen

Om hiermee van start te gaan moet een proof of concept gemaakt worden; een basic zoekertjes-site gegeven. Deze ‘alpha’-versie van de site, kan beschikbaar gemaakt worden (met PR via wat flyers e.d.) en wie interesse heeft kan deze alvast gebruiken. Dan kunnen we alvast zien of mensen interesse hebben in wat we voor ogen hebben.

• Dan rijst de vraag: hoe/met welke middelen wordt website gemaakt?
• Guus kan een ultra-basic gegeven bij elkaar knutselen, maar heeft het druk tot oktober (TODO)
• Een deftige ‘proof of concept’-website kost een werkdag 5 á 10 om te bouwen. D.w.z. 2000 en 4000 euro aan werkuren.
• Een simpelere ‘proof of concept’ kan in 2 dagen
• Dat kan bij wijze van spreke tussen de soep en de patatten, en kan voorlopig op vrijwillige basis. Eens blijkt dat er interesse is, gaat wel naar een vergoedingsmodel gezocht moeten worden om een deftige bèta-versie te bouwen.
• Voor alle kosten die effectief uitgegeven geld zijn (domeinnaam – flyeronkosten) is het wel belangrijk dat iedereen hun kosten bijhoudt. Werkuren kunnen vrijwillig, maar het is niet de bedoeling dat iemand persoonlijk geld spendeert zonder dat terug te krijgen.
• Tegen volgende vergadering heeft hij iets uitgewerkt, hoe uitgebreid dit is, zal afhangen van zijn agenda
• Vraag: aangezien we zelf niet zochten te communiceren; gaan we zelf info op het platform posten?
• In het begin zal dat zeker nodig zijn, simpelweg om content te genereren. Dit wil niet zeggen dat we dit als onze taak beschouwen, maar in de testfase van een IT-project ga je als organisatie natuurlijk de eerste testen van de functies moeten doen.
• Opmerking: in de alpha-versie van de website, al zeker het verschil maken tussen ‘zoekertjes’ en ‘aankondigingen’. Zodat het geen soep wordt.

Offline storefront:

Good old zoekertjes-prikbord. In de bibliotheek? Achter een vitrine van een winkel? In STUDIO de/RUIMTE (kan, maar dan gaat er weinig volk naar komen kijken)

In het beste geval zou Made in Hoogstraten een ontmoetingsruimte moeten hebben, waar de deur open staat, flyers/affiches/etc. kunnen opgehangen worden, een zoekertjesprikbord staat, etc.

• (Werd eerder in de vergadering al besproken; zie item Arnold Wittenberg in Stavaza)
• Prikbord onderhouden in de deelgemeente – iemand die verantwoordelijk is om dit te onderhouden
• Op de lichtborden
• Bibliotheken

4. Varia

• Half uur/uurtje later beginnen volgende keer. (half 8 / 8uur)
• Tentoonstelling Marleen Niele in stedelijk museum >> gaan zien!
• Jos Vinckx organiseert kunstroute – wie wat waar wanneer? – begijnhof? Nemen we contact met elkaar op? Eenmalig gegeven? > Naar de toekomst toe hem inlichten van ons bestaan – nu hebben we nog niet veel te bieden
• Ann heeft MeerPuur ontdekt – bestaan al 6j en organiseren elk jaar een tentoonstelling
• Vrijdag cultuurcafé – infozine + schermen = uitreiken cultuurprijs
• Tana: Wie laten we toe? Willen kunstenaars deelnemen aan platform als er iedereen er zich mag opzetten? Op termijn soort van terms of service? We blijven zoekertjes platform – eerst starten en dan zien we wel > anders op termijn website aanpassen
• Lege template van de vergadering wordt beschikbaar gemaakt, zodat de gelegenheidsvoorzitter die kan gebruiken om vergadering voor te bereiden.

5. Volgende Vergadering

• TIME AND PLACE: 28 mei om 8 uur bij Els (Venhoefweg 3, Hoogstraten)
• MAIN TOPIC: de website
• VOORZITTER: Els